Las humildes hojas de cálculo se han vuelto omnipresentes en el entorno laboral. Desde los presupuestos sencillos para los hogares hasta los modelos financieros complejos para las empresas multinacionales, las hojas de cálculo se han convertido en el caballo de batalla de la toma de decisiones.
Sin embargo, a pesar de su importancia, las hojas de cálculo son notoriamente propensas a errores. A nadie le gusta revisar hojas de cálculo y verificar fórmulas y cosas por el estilo, y lamentablemente, se nota. Un análisis innovador mostró que casi todas las hojas de cálculo comerciales contienen errores, a menudo errores críticos.
“La alta tasa de errores en estas hojas de cálculo es preocupante”, dicen los autores. “Estos errores pueden causar problemas importantes”.
Un esfuerzo encabezado por Pak-Lok Poon, de la Universidad Central de Queensland, Australia, asumió la tarea de analizar las hojas de cálculo del mundo. El equipo llevó a cabo una revisión bibliográfica, un estudio de estudios. Examinaron 35,5 años de artículos que detallaban la calidad y los errores de las hojas de cálculo en diferentes campos. Finalmente, descubrieron que el 94% de las hojas de cálculo contienen errores.
Por qué ocurre esto y por qué es importante
Los investigadores afirman que esto se ha vuelto común a medida que las personas sin la formación adecuada en software crean y mantienen estas herramientas. En el pasado, la creación y gestión de hojas de cálculo eran tareas reservadas a los profesionales de TI. Sin embargo, hoy en día, millones de usuarios no técnicos son responsables de desarrollar y mantener estas herramientas. Esta democratización del uso de las hojas de cálculo tiene enormes beneficios, como una mayor flexibilidad y una resolución más rápida de problemas. Sin embargo, también conlleva riesgos importantes, ya que la mayoría de los usuarios finales carecen de formación formal en desarrollo, prueba y depuración de software.
Las consecuencias pueden ser nefastas, especialmente en áreas críticas como las finanzas, la atención sanitaria y la energía. Por ejemplo, los errores en las hojas de cálculo utilizadas para los informes financieros pueden llevar a tomar decisiones incorrectas, lo que resulta en pérdidas financieras sustanciales. En el sector sanitario, un error en la hoja de cálculo puede llevar a tratamientos incorrectos para los pacientes, con consecuencias potencialmente mortales. Los tipos de errores en las hojas de cálculo varían enormemente, desde errores de entrada (errores de escritura de números, texto o símbolos) y fórmulas incorrectas hasta formatos de datos inconsistentes o errores de flujo lógico (cálculos desordenados).
Prevenir es mejor que curar
Resolver todos los errores que flotan en las hojas de cálculo de la empresa es una tarea titánica. Sin embargo, un punto de partida sería intentar crear mejores hojas de cálculo en lugar de intentar corregir errores.
En general, prestamos más atención a las últimas etapas del ciclo de vida de la hoja de cálculo, en particular a las pruebas y la depuración, descubrieron los investigadores. Sin embargo, la investigación sugiere que sería mejor adoptar un enfoque más holístico. Los errores suelen originarse en las primeras etapas del desarrollo, como durante las fases de identificación de problemas y diseño. Al abordar los problemas de calidad en estas etapas, es posible evitar que se produzcan muchos errores desde el principio.
“La calidad de la hoja de cálculo se aborda mejor durante todo el ciclo de vida de la hoja de cálculo, en lugar de centrarse solo en unas pocas etapas específicas del ciclo de vida”, concluyen Poon y sus colegas en la investigación. “Relativamente más estudios se centran en las pruebas y la depuración de hojas de cálculo (relacionadas con la detección y eliminación de fallos) en comparación con la especificación, el modelado y el diseño de hojas de cálculo (relacionados con el desarrollo). Como es mejor prevenir que curar, se deben realizar más investigaciones sobre las primeras etapas del ciclo de vida de las hojas de cálculo”.
Otra dirección importante para la investigación futura es el desarrollo de mejores técnicas de prueba y depuración. Si bien existen muchos métodos efectivos, a menudo se los subutiliza en la práctica. Encontrar formas de hacer que estas técnicas sean más accesibles y fáciles de usar podría tener un impacto significativo en la calidad de las hojas de cálculo.
Por último, a medida que la complejidad de las hojas de cálculo sigue creciendo, también aumenta el riesgo de que aparezcan errores y pasen desapercibidos. Por lo tanto, necesitamos más investigaciones sobre cómo gestionar y mitigar esta complejidad.
A medida que las empresas y las personas sigan dependiendo de las hojas de cálculo para tareas críticas, la importancia del control de calidad solo aumentará. Al centrarse en la prevención, mejorar las técnicas de prueba y depuración y desarrollar nuevas herramientas y recursos para los usuarios finales, es posible reducir la prevalencia de errores y garantizar que las hojas de cálculo sigan siendo una herramienta confiable para la toma de decisiones.
Referencia de la revista: Pak-Lok Poon et al, Spreadsheet quality warranty: a literature review, Frontiers of Computer Science (2024). DOI: 10.1007/s11704-023-2384-6
Fuente: ZME Science.
